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Transformez votre CONFLUENCE en portail documentaire collaboratif

CONFLUENCE 6.x : nouvelles fonctionnalités

Pour ceux qui ont raté l’évènement Atlassian de l’année dernière, évènement car il s’agit de LA nouveauté de fin 2016 chez Atlassian, LA version de CONFLUENCE qui change tout ou presque pour moi… voici quelques grandes lignes ou rappels sur les dernières fonctionnalités de CONFLUENCE 6.0 et les versions suivantes :

  • l’édition collaborative et partagée « en temps réel » : créer et éditer une page de documentation à plusieurs, en même temps et en temps réel est désormais possible. Vous pouvez désormais visualiser toutes les éditions de page faites par vos collaborateurs sur une page en cours de rédaction. Vous pouvez même inviter des collègues à éditer une page que vous venez de créer.
  • la publication différée : permet de publier du contenu et de le rendre accessible, tout en continuant la mise à jour de cette page sans interrompre la lecture de la page par vos autres collaborateurs.
  • la copie et suppression de hiérarchie de pages : pratique et beaucoup attendue par les administrateurs et éditeurs de pages, copier / déplacer / arranger plusieurs pages avec une hiérarchie existante est désormais possible.

La release note complète : https://confluence.atlassian.com/doc/confluence-6-0-release-notes-844235309.html

Personnalisation CONFLUENCE : portail documentaire collaboratif d’entreprise

Il existe plusieurs addons de personnalisation de CONFLUENCE, j’ai choisis l’addon Refined Theme for CONFLUENCE de la société Refined Wiki car je le trouve simple, rapide à prendre en main et complet. La société est aussi intéressante : jeune et dynamique, responsable et réactive sur les demandes de support en générale, j’aime beaucoup cet addon et la philosophie avec laquelle il a été construit.

La documentation en ligne complète : https://docs.refinedwiki.com/display/rwot

Nous allons utilisé CONFLUENCE 6.2.1 (la toute dernière version en ligne) en version Server (installée en local sur ma machine) et l’addon Refined Theme for CONFLUENCE 5.1.9 installé en complément de la plateforme de base Atlassian.

Mon besoin est simple et la démo qui suit a pour seul objectif de mettre en place un portail documentaire collaboratif personnalisé d’entreprise avec :

  • une partie documentation publique : accessible publiquement sur internet, elle permet de rendre disponible de la documentation sur les produits proposés d’une société par exemple, d’afficher quelques nouvelles ou articles de blog en lien avec le coeur de métier d’une société… avec un style personnalisé et identifiable (logo d’entreprise, couleurs, etc, ici en vert).
  • une partie privée ou interne : accessible suite à une connexion au portail (utilisateur enregistré), elle facilite le partage de documentation au sein d’une équipe de travail mais aussi avec tous les collaborateurs de l’entreprise avec un style personnalisé et identifiable (logo d’entreprise, couleurs, etc, ici en rouge).

Thème par défaut du portail

Dans la configuration de l’addon Refined Theme, il faut d’abord définir un thème par défaut pour l’ensemble de votre portail documentaire. Ici, nous allons définir le thème public de notre portail, il sera appliqué par défaut à l’ensemble de nos espaces (ou projets) de documentation dans CONFLUENCE.

Je choisis d’utiliser le thème « vert » proposé par Refined Wiki en le personnalisant légèrement via l’éditeur de thème, fonctionnalité de base de l’addon de personnalisation CONFLUENCE.

Pour rendre l’accès public à notre espace, rien de plus simple dans CONFLUENCE, il suffit d’autoriser l’accès anonyme dans un premier temps à l’ensemble de notre plateforme puis à notre espace public dédié en particulier.

Organiser la navigation du portail

Le menu de navigation du portail est entièrement configurable via l’organiseur de l’addon Refined Theme. Ajouter des catégories (ou menus) et organiser son contenu découpé en espace est rapide et simple (par glisser / déposer) !

Thème par catégorie du portail

Dans cette démo, l’idée est d’avoir une partie publique, visible de tous et une partie privée visible uniquement par les collaborateurs de la société, après connexion à CONFLUENCE.

Pour distinguer les deux, je choisis d’appliquer un thème différent à la partie privée, chaque collaborateur sera donc bien conscient de travailler dans la partie publique (en vert) ou dans la partie privée. Je choisis d’utiliser le thème « rouge » proposé par Refined Wiki avec quelques modifications simple réalisés toujours avec l’éditeur de thème en ligne de l’addon.

C’est aussi simple que ça ! Maintenant ma partie publique utilise le thème par défaut « vert » et ma catégorie Intranet (ou privée) utilise le thème « rouge ».

Le résultat en vidéo : au début de la vidéo, je suis en mode déconnecté ou utilisateur anonyme, ouvert à n’importe quel visiteur. Après connexion à CONFLUENCE, le menu de mon portail évolue et permet l’accès à l’intranet documentaire ou partie privée. Ainsi tous les collaborateurs pourront contribuer à des spécifications internes, et aussi contribuer à la documentation publique de la société. Rien de plus, rien de moins !

Ajout d’un espace CONFLUENCE

Lors de la création d’un nouvel espace CONFLUENCE, pour un projet interne par exemple, après création, une boîte de dialogue créée par l’addon est automatiquement proposé au créateur afin d’affecter une catégorie à ce nouvel espace.